はじめに
まず、この記事は２０２５年５月に執筆しています。
もし執筆時点から２年更新されていなかったら、この記事は読む必要がありません。
それくらい個人情報をめぐる法律は改正が目まぐるしいのです。
さて、インターネットを介して世界中のユーザーにリーチできるWebサービス業界にとって、GDPR（EU一般データ保護規則）への対応は、海外展開を視野に入れた際に避けて通れない重要な課題です。
特に、EU圏のユーザーからアクセスがある、あるいは将来的に欧州市場への進出を検討している場合、GDPRへの準拠が求められるのはもはや常識となりつつあります。
GDPR違反に対しては、最大で全世界売上の4%または2,000万ユーロ（約30億円）という高額な制裁金が科される可能性があり、大企業に限らず中小Web事業者でも対応が不可欠です。
こうした背景から、特にプライバシーポリシーや利用規約の見直しが急務となっています。
中でもプライバシーポリシーは、個人情報の取扱いに関する情報開示義務が詳細に規定されており、GDPR対応の中心的な役割を担います。
本記事では、IT・Web業界に特化した行政書士の立場から、GDPRに対応したプライバシーポリシーと利用規約整備の具体的ポイントを分かりやすく解説します。
「中小企業でも対応の必要がありますか？」
「今のポリシーがGDPRに対応できているか不安」「海外ユーザーが増えてきたが何も対策していない」
そんなWebサービス事業者の皆さまに向けて、実務に役立つ情報をお届けします。
GDPRとは何か？Webサービスに与える影響
GDPRの概要と対象範囲
GDPR（General Data Protection Regulation）は、2018年5月に施行されたEUのデータ保護に関する規則です。
この規則の最大の特徴は、EU域内の個人に関連するデータを処理するすべての企業・団体が対象となる点です。
つまり、日本企業であっても、EUのユーザーが自社サービスにアクセスし、その個人情報を取得・処理する場合には、GDPRの適用対象となります。
対象となる「個人データ」には、氏名、住所、メールアドレス、IPアドレス、位置情報、Cookie情報など、個人を特定可能なあらゆる情報が含まれます。
さらに、「処理」とは収集、保存、利用、削除など、非常に広い範囲を意味するため、Webサービスで一般的に行われているユーザー管理・ログ取得・マーケティング分析も対象になります。
日本企業でも対象になる理由とは
「日本国内の企業で、日本語のみで提供しているサイトだから関係ない」と考えている事業者も少なくありません。
しかし、GDPRでは以下のような場合に域外適用（いわゆる“エクストラテリトリアル効果”）が認められています。
- EU居住者を明確にターゲットとするマーケティングを行っている場合
- サイト上にEU各国の通貨表示や言語切り替え機能がある場合
- Google Analytics等を通じてEU居住者の行動データを収集している場合
上記に該当するWebサービスは、規模の大小を問わずGDPR対応が必要になります。
特にデジタルコンテンツ、SaaS、越境EC、Webメディアなど、グローバルに展開しやすいビジネスモデルでは注意が必要です。
プライバシーポリシーに盛り込むべきGDPR対応項目
GDPRに準拠したプライバシーポリシーを整備する際には、以下の項目を中心に内容を充実させる必要があります。
取得する個人データの明確化
まず最も基本的かつ重要な点は、自社がどのような個人データを収集しているのかを具体的に記載することです。
「お問い合わせフォームで取得する氏名・メールアドレス」「購入手続き時の住所・電話番号」「アクセスログのIPアドレス」など、可能な限り詳細に列挙することが求められます。
加えて、間接的に収集される情報（例：クッキーやWebビーコンによるトラッキング情報）についても記載が必要です。
収集方法も合わせて記載することで、透明性を高めることができます。
利用目的と法的根拠の明示
GDPRでは、個人データを処理するには「合法的な根拠（Lawful Basis）」が必要とされます。
主な根拠には以下の6つがあり、その中から該当するものを明記する必要があります。
- 本人の同意（Consent）
- 契約の履行（Contract）
- 法的義務の履行（Legal obligation）
- 本人または第三者の重大な利益保護（Vital interests）
- 公共の任務の遂行（Public task）
- 正当な利益（Legitimate interests）
たとえば、「サービス提供のためにメールアドレスを取得する」は「契約の履行」、「マーケティング目的でのデータ分析」は「正当な利益」など、利用目的ごとに法的根拠を対応させて記載することが望ましいです。
データ主体の権利（アクセス権、削除権など）の記載
GDPRは、EU市民に対して強力な「データ主体の権利」を認めています。
これに対応するため、プライバシーポリシーでは以下のような権利と、その行使方法を説明する必要があります。
- データへのアクセス権
- 訂正権・削除権（忘れられる権利）
- 処理制限・異議申立て権
- データポータビリティ権
- 自動化された意思決定に対する拒否権
また、これらの権利行使のための問い合わせ窓口、対応期限、本人確認方法についても具体的に記載しておくことで、実務運用のトラブルを防げます。
第三国へのデータ移転とその対応
GDPRでは、EUから第三国（日本など）へ個人データを移転する場合、その国が「十分性認定」を受けているか、あるいは適切な保護措置を講じる必要があります。
日本は2019年にEUから十分性認定を受けているため、通常のWebサービスであれば特別な措置は不要ですが、この点を明記することでユーザーに対して透明性を確保できます。
また、クラウドサービスを利用してデータを米国などへ転送する場合は、そのデータの保護方法についても記載が求められます。
クッキーとトラッキングの扱いと同意取得方法
最後に、クッキーの利用とその同意取得に関する記載も重要です。
EUでは、ePrivacy指令とGDPRの組み合わせにより、「トラッキング用のクッキーは事前に明確な同意を得なければならない」とされています。
そのため、以下のような対応が求められます。
- プライバシーポリシーにクッキーの種類と目的を明示
- クッキーバナー等で同意を取得（オプトイン方式）
- 同意の撤回方法を明記
クッキーポリシーを別途設けてリンクで接続する形式も有効です。
単なる「当サイトではクッキーを使用しています」という文言ではGDPRに準拠した説明とは言えません。
利用規約に必要なGDPR関連の補足条項
GDPRへの対応は主にプライバシーポリシーで行うべき内容が中心ですが、利用規約にも補足的に盛り込むべき項目があります。これは、サービス提供者と利用者との契約関係を明確にし、GDPR準拠の姿勢を示すとともに、将来のトラブルを未然に防ぐためです。
準拠法と裁判管轄の明記
Webサービスを提供するにあたり、利用規約には通常、契約に適用される準拠法と、万が一トラブルが発生した場合の裁判管轄を明記します。
これはGDPR特有の規定ではありませんが、EU圏のユーザーが利用するサービスであれば、準拠法・管轄の選定はより慎重に行う必要があります。
たとえば、規約に以下のような条文を含めることが一般的です。
「本サービスの利用に関しては、日本国の法律を準拠法とし、紛争が生じた場合には東京地方裁判所を第一審の専属的合意管轄裁判所とします。」
しかし、EUユーザーが対象となる場合、このような一方的な合意がGDPRやEU消費者法に照らして無効と判断される可能性もあります。
そのため、EUユーザーに対しては、EU一般消費者保護法やデータ主体の権利を尊重する姿勢を別途明記する配慮が望ましいです。
言語と解釈に関する条項
多言語対応をしているWebサービスでは、利用規約が複数の言語で提供されることもあります。
その場合、「どの言語の規約を正式なものとするか」を明示しておかないと、内容解釈の齟齬が生じたときのリスクが大きくなります。
たとえば、以下のような条項が有効です。
「本規約は日本語版を正本とし、翻訳版との間に齟齬がある場合は、日本語版を優先して適用するものとします。」
一方、EUユーザーを対象とするサービスの場合、GDPR上の「説明義務」や「透明性の原則」に照らして、現地言語による規約の提示が求められる場面も出てきます。
たとえ日本語を正式版としたとしても、EUの公用語でわかりやすく提示していない場合、「情報提供義務を果たしていない」とされる可能性もあるため注意が必要です。
EUユーザー向けの特別対応項目の記載
GDPRでは、EU市民の個人データを扱う場合には明確な説明責任とデータ保護措置が求められます。
そのため、利用規約の中でも以下のような表現を付け加えることで、対応の姿勢を示すことが有効です。
- 「本サービスはEU一般データ保護規則（GDPR）に準拠した運営を行います」
- 「EU域内のユーザーは、プライバシーポリシー記載のとおり、アクセス権・訂正権等の権利を有します」
- 「当社は、GDPRに準拠した安全管理措置を講じた上で、個人データを取り扱います」
このように、プライバシーポリシーとの整合を取りながら、契約条件にも配慮した文言を追加することが、GDPR準拠の証明になります。
行政書士視点で見る整備の注意点と対応手順
テンプレート流用のリスクと実務での失敗例
GDPR対応が必要だと分かっていても、「とりあえずネットにあるテンプレートを使っておけば大丈夫」と考えてしまう事業者は少なくありません。
しかし、実務的にはこの方法が非常に大きなリスクを伴います。
たとえば以下のような失敗例があります。
- 他社のプライバシーポリシーをそのまま流用し、実際には行っていない処理が書かれていた
- 自社のビジネスモデルに合わない文言が混在していて、ユーザーから誤解を受けた
- プライバシーポリシーと利用規約の記述内容が矛盾しており、法的トラブルに発展した
これらの例に共通して言えるのは、「実態と合わない文書を掲示することこそが、GDPR違反の原因になる」という点です。
GDPRは「開示された通りに取り扱っているか」を重視しており、形式だけ整えても運用との整合性が取れていなければ意味がありません。
Webサービスの内容に合わせたカスタマイズ方法
行政書士としての立場からは、次のような手順でGDPR対応文書の整備を進めることを推奨しています。
- 現状のサービス内容と個人データの取扱いを棚卸し
- どんな情報を、どの場面で、どの方法で取得しているか
- データの保存期間、共有先、削除方法なども確認 - 取得した情報をもとに、プライバシーポリシーと利用規約を草案化
- 利用目的と法的根拠の対応付け
- ユーザーの権利行使フローの明文化
- 第三国移転や外部サービス利用の明示 - 両文書の整合性をチェック
- 同じ用語・処理に関する説明が矛盾していないか
- 表現の揺れや責任の範囲にズレがないか - 翻訳対応・多言語対応の判断
- EUユーザーが主な対象の場合、現地言語による記述も検討
- 英語版のドラフト作成とネイティブチェック - 公開・同意取得の設計
- サインアップ時に明示的な同意を取るフローの導入
- Cookieバナーやオプトイン方式の実装
特にIT系スタートアップやSaaS事業者の場合、システム設計と法務対応が密接に関わっているため、開発段階から法務と連携しておくことが理想です。
まとめと結論（海外展開を目指すWeb事業者向け）
GDPRへの対応は、一部の大企業やEUに拠点を置く企業だけの問題ではありません。
Webサービスの特性上、日本に拠点を置く中小企業やスタートアップであっても、EU在住のユーザーからのアクセスや利用がある限り、GDPRの対象になり得るのです。
特にプライバシーポリシーは、ユーザーに対して透明性を持って個人情報の取り扱いを説明する文書として、GDPR対応の中心的な存在です。
この記事で紹介したように、取得する個人データの種類、利用目的、データ主体の権利、第三国への移転、クッキーの利用など、細かな点まで正確に記載することが求められます。
また、利用規約にも、GDPR準拠を明示するための補足条項を入れることで、国際的な信頼性のあるサービスとしての体制を整えることができます。
これらを怠った場合、ユーザーからの信頼を失うだけでなく、高額な制裁金やサービス停止といった重大なリスクを招くこともあります。
とくにEU圏への本格的な進出を検討しているWebサービス事業者は、早期の対応が将来の安全性と成長に直結する判断材料になります。
GDPRは一見ハードルが高いように感じるかもしれませんが、ポイントを押さえれば実務レベルでの対応は十分に可能です。
法的義務を単なる“面倒な規制”と考えるのではなく、サービスの品質を高め、国際的な信頼を得るための投資と捉えることが重要です。
行政書士に相談する理由とお問い合わせ情報（国際対応支援）
GDPR対応を自社で行うのは、リソースの少ない中小企業やスタートアップにとっては現実的に難しい面もあるでしょう。
法令文は抽象的で難解ですし、誤解や思い込みによるミスが重大な法的リスクに発展することもあります。
そこで、IT・Web業界に特化した行政書士の活用が効果的です。
行政書士は、契約書・規約類の作成やプライバシー対応に関する実務を担える専門家として、次のようなサポートを提供できます。
- 自社のビジネスモデルに合致したプライバシーポリシー・利用規約の作成
- GDPRに基づく情報開示項目の具体的整理
- Cookie同意管理の実装支援に関するアドバイス
- 英文規約や英文ポリシーの作成支援（翻訳は提携翻訳者と連携）
- 規約改訂時の告知・同意取得フローの設計支援
IT業界特有の用語やフローに理解がある行政書士なら、法律の押し付けではなく、実務に即した“使える”文書作成が可能です。
また、社内の開発担当者やデザイナーとの連携にも慣れているため、スムーズに対応を進められる点もメリットです。
GDPR対応をきっかけに、今後の海外展開に備えた体制を整えておきたい方は、ぜひ一度ご相談ください。
初回のご相談では、現在の文書やサービス内容をもとに、必要な対応の全体像をわかりやすくご説明いたします。
全国対応しておりますので、遠方の企業様でもオンラインで対応可能です。
お問い合わせは、以下のフォームまたはメールアドレスよりお気軽にご連絡ください。
